00:00:00: Wenn ein Krisenstab arbeitet, geschieht dies immer in zwei klar voneinander getrennten Phasen – der Besprechungsphase und der Arbeitsphase.
00:00:09: Beide Phasene erfüllen unterschiedliche Funktionen, folgen unterschiedlichen Regeln und bilden gemeinsam den Führungsrhythmus, der eine professionelle Notfall- und Krisenbewältigung erst möglich macht.
00:00:21: Was ist eine Besprechungsphase?
00:00:24: In der Besprechungsphase kommt der Krisenstarb als gesamtes Gremium zusammen.
00:00:29: Ziel ist es ein gemeinsames Lagebild zu entwickeln, Prioritäten festzulegen und Entscheidungen zu treffen.
00:00:35: Typische Merkmale – alle einberufenen Krisenstabsmitglieder sind gleichzeitig anwesend.
00:00:41: Es gibt einen strukturierten Ablauf und eine Moderation.
00:00:45: Wortmeldungen erfolgen nacheinander und Rollen bezogen Telefondisziplin.
00:00:50: Keine Störungen von außen.
00:00:53: Klare Entscheidungen und Maßnahmen werden getroffen und dokumentiert.
00:00:57: Am Ende herrscht Klarheit über Verantwortlichkeiten und Fristen, Besprechungsphasen geben Orientierung, Struktur- und Entscheidungsfähigkeit.
00:01:07: Was ist eine Arbeitsphase?
00:01:09: Nach jeder Besprechungsphase folgt die Arbeitsphase.
00:01:12: Hier wird umgesetzt, recherchiert und vorbereitet.
00:01:16: Alle Krisenstabsmitglieder arbeiten parallel aber nicht im Plenum.
00:01:21: Typische Tätigkeiten Informationen sammeln, prüfen und bewerten.
00:01:26: Rückmeldungen von Einsatzstellen oder Fachbereichen einholen Maßnahmen durchführen oder vorbereiten Lagebilder Digitale Boards und Dokumente aktualisieren Kommunikationsbausteine erstellen zu arbeiten für die nächste Besprechung vorbereiten.
00:01:42: Arbeitsphasen sind die Zeit des Handelns.
00:01:45: Hier wird aus Planung Wirklichkeit.
00:01:48: Warum ist die Trennung in Arbeits- und Besprechungsphasen so wichtig?
00:01:53: Würde der Krisenstab nur reden, würden Entscheidungen ausbleiben.
00:01:57: Würde er nur arbeiten, würde die Abstimmung fehlen – erst die regelmäßige Abfolge beider Phasen schafft.
00:02:04: Gemeinsame Lagebilder, saubere Entscheidungen, verlässliche Umsetzung, Nachvollziehbarkeit, Stabilität auch unter Stress.
00:02:12: Diese Abfolger bildet den Führungsrhythmus des Krisenstarbs und macht den Unterschied zwischen hektischem Reagieren.
00:02:22: Wie Besprechungen im Krisenstab funktionieren?
00:02:25: Nachdem klar ist, was Arbeits- und Besprechungsphasen sind, schauen wir nun darauf wie eine gute Besprechung gestaltet ist.
00:02:33: Denn sie entscheidet letztlich über die Qualität der gesamten Krisenarbeit.
00:02:38: Ziel & Teilnahme Jede Besprechion verfolgt einen klaren Zweck – informieren, entscheiden oder koordinieren.
00:02:47: Es nehmen alle Personen teil, die offiziell in den Krisenstab einberufen wurden – unabhängig davon ob sie im aktuellen Thema die Hauptrolle spielen.
00:02:56: So bleibt der Krisenstaub als Führungseinheit geschlossen handlungsfähig.
00:03:01: Moderation Die Krisenstarbsleitung oder ein Moderator sorgt für Struktur und Zeitdisziplin.
00:03:09: Klare Wortmeldungen Rollenbezogene Beiträge Ruhigen Ablauf.
00:03:14: Visualisierung, wichtiger Informationen Verständlichkeit und Zusammenfassungen.
00:03:20: Dokumentation Jede Entscheidung wird protokolliert Wer hat?
00:03:25: Was?
00:03:25: Wann?
00:03:26: Warum beschlossen.
00:03:27: Das schafft Nachvollziehbarkeit Rechtssicherheit Und die Grundlage für späteres Lernen.
00:03:33: Besonders wichtig dabei sind Telefondisziplin und Rededisziplin Zwei Regeln, die simpel klingen aber entscheidend sind.
00:03:42: Telefondisziplin bedeutet, Mobiltelefone lautlos schalten.
00:03:47: Anrufe nur bei absoluter Dringlichkeit entgegennehmen.
00:03:50: Telefonate nur außerhalb des Krisenstabsraums führen.
00:03:54: Private Messenger sind Tabu.
00:03:57: Rededisziplin bedeutet es spricht immer nur eine Person.
00:04:01: Beiträge sind kurz, faktenorientiert und rollenbezogen zu halten.
00:04:06: keine Nebengespräche Visualisierung statt langer Monologe.
00:04:10: Ein Moderator fasst regelmäßig zusammen.
00:04:14: Viele Krisenstäbe nutzen für den Beginn einer Besprechung klare Signale, zum Beispiel Glocke oder kurzer Ton Handzeichen Zuruf Feste Startzeiten Digitale Push-Nachricht in einem Krisenstabstool.
00:04:29: Damit wird eindeutig markiert Die Besprechungen beginnt alle Kommunikationskanäle ruhen.
00:04:35: Wann braucht es eine besprechung?
00:04:38: Typische Anlässe sind Lageveränderungen, neue Informationen oder Entscheidungsbedarfe, Abstimmungsbedarf zwischen Krisenstabsmitgliedern, planmäßige Updates, Schichtübergaben, Modelle für strukturierte Besprechungen.
00:04:53: Es gibt verschiedene Modelle die genutzt werden können um Krisenstaubsbesprechungen sicher und wiederholbar zu gestalten.
00:05:00: Drei Modelle haben sich besonders bewährt.
00:05:08: Ideal in dynamischen Lagen.
00:05:10: Bevor Vorbereitung Ziel definieren Agenda festlegen Lageinformationen sammeln Technik und Raum sowie Tool vorbereiten Teilnehmende informieren.
00:05:21: During Durchführung Strukturierter Ablauf Kurze, faktenorientierte Lageberichte Klare Entscheidungen und Zuweisungen.
00:05:31: After Nachbereitung Dokumentation Verantwortlichkeiten und Fristen verteilen, Ergebnisse kommunizieren.
00:05:41: Besonders gut geeignet zu Beginn einer Krise oder wenn viele Informationen gleichzeitig eintreffen.
00:05:48: Modell zwei Das fünf Phasenmodell Sehr geeignete für regelmäßige oder planbare Besprechungen.
00:05:55: Erstens Ankommen Technikchecken Zielklären Ruhe schaffen.
00:06:00: Zweitens Orientierung Lagevortrag Abgleich Was wissen wir?
00:06:05: Was nicht?
00:06:06: Drittens, Bearbeitung.
00:06:08: Optionen Bewertungen Risiken Ressourcen.
00:06:12: Viertens, Entscheidung Klare Beschlüsse Verantwortlichkeiten Fristen.
00:06:18: Fünftens Abschluss Zusammenfassung Nächste Schritte Übergabe an die Krisenstabsrolle Dokumentation.
00:06:27: Modell drei The six components of a meeting.
00:06:31: Dieses Modell eignet sich hervorragend für große Krisenstäbe, komplexe Strukturen oder Standortübergreifende Lagen.
00:06:39: Es betrachtet eine Besprechung als System mit sechs Bausteinen die jede Krisenstabssitzung klar strukturieren.
00:06:46: Erstens Meeting-Type – Art der Besprechungen.
00:06:50: Ist es ein Lageupdate?
00:06:52: Ein strategisches Führungsgespräch?
00:06:55: Ein operatives Koordinationsmeeting oder ein Executive Briefing?
00:07:00: Die Art definiert Umfang, Teilnehmende und Ziel.
00:07:03: Zweitens Purpose – Zweck Warum findet die Besprechung statt?
00:07:08: Informieren, entscheiden, koordinieren, priorisieren.
00:07:13: Ein klarer Zweck verhindert Ausschweifungen und Nebenthemen.
00:07:17: Drittens Outcomes – Ergebnisse Welche konkreten Ergebnisse müssen am Ende vorliegen?
00:07:23: Beispiele Entscheidung neue Prioritäten Aktualisiertes Lagebild Maßnahmenliste, abgestimmte Kommunikation.
00:07:32: Viertens Protokoll Ablauf und Regeln.
00:07:35: Hier wird festgelegt Struktureller Ablauf Reihenfolge der Wortmeldungen Dauer Visualisierung Kommunikationsregeln.
00:07:44: So bleibt die Besprechung auch unter Druck stabil.
00:07:48: Fünftens Roles Rollen in der Besprech'ung Neben Krisenstabsleitung Und Moderator sind wichtig Lage Dokumentation Kommunikation, Fachrollen.
00:08:00: Zum Beispiel IT-Betrieb Personal.
00:08:03: Jede Rolle weiß welche Informationen sie einbringt.
00:08:07: Sechstens Specific Meetings Spezifische Besprechungstypen.
00:08:12: Für widerkehrende Situation werden feste Besprechungstypen definiert zum Beispiel Morgenlage Schichtwechsel Update Lage Management Meeting Kommunikationsabgleich Taktische Koordinationsrunde.
00:08:27: Diese Vorstrukturierung entlastet den Krisenstab und erhöht die Geschwindigkeit.
00:08:32: Fazit, Arbeitsphasen- und Besprechungsphasen bilden den Kern der Krisenstarbsarbeit.
00:08:38: Besprechungsphasen schaffen Struktur, Klarheit und Entscheidungen.
00:08:43: Arbeitsphasensetzen diese Entscheidungen und Maßnahmen um, füllen Informationslücken und bereiten die nächsten Schritte vor.
00:08:51: Erst durch den Rhythmus aus beiden Phasen entsteht ein Krisenstab, der nicht nur reagiert sondern agiert und führt.
