00:00:00: Die unverzügliche Herstellung der Arbeitsbereitschaft des Krisenstabs ist eine der zentralen Voraussetzungen für ein wirksames Notfall und Krisenmanagement.
00:00:09: Direkt nach der Einberufung gilt es, die räumlichen technischen und organisatorischen Grundlagen zu schaffen damit der Krisenstarb seine Arbeit ohne Verzögerung aufnehmen kann.
00:00:19: Die nachfolgende Checkliste dient als strukturierte Anleitung um alle notwendigen Vorbereitungen systematisch und vollständig durchzuführen.
00:00:28: Bestimmte Aufgaben, insbesondere organisatorische Maßnahmen sollten vorrangig durch die Krisenstabsassistenz übernommen werden um die Fachkräfte im Krisenstaab zu entlasten und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
00:00:43: Erstens Raum vorbereiten.
00:00:45: Krisen-Stabsraum sowie weitere erforderliche Räume und Zugänge unverzüglich öffnen.
00:00:51: Prüfen ob der vorgesehene Krisenstarbsraum uneingeschränkt nutzbar ist zum Beispiel keine baulichen technischen oder sicherheitsrelevanten Einschränkungen.
00:01:01: Falls nicht Ausweichraum- oder Ersatzlokation vorbereiten, zum Beispiel alternativer Besprechungsraum oder Raum in einem nahegelegenen Hotel.
00:01:11: Deckenbeleuchtung einschalten und den Raum auf Sauberkeit, Ordnung zB stolper fallen sowie allgemeine Einsatzfähigkeit prüfen.
00:01:21: Fenster kurzzeitig öffnen.
00:01:23: Stoßlüften anschließend wieder schließen.
00:01:27: Raumtemperatur auf circa, einundzwanzig Grad Celsius einstellen.
00:01:31: Sofern möglich!
00:01:33: Krisenstabsschrank bzw.
00:01:35: Krisen-Stabskisten öffnen.
00:01:37: Zweitens Mobiliar und Ausstattung.
00:01:41: Tische und Stühle gemäß Sitzordnung in Richtung der Visualisierungsflächen zum Beispiel Leinwand Flipchart Whiteboard Metaplanwand Und oder digitale Tafeln ausrichten.
00:01:54: Whiteboard, Metaplanband oder digitale Tafeln bereitstellen.
00:01:58: Einschließlich erforderlicher Schreibmaterialien, Moderationskoffer und sonstiger Hilfsmittel.
00:02:04: Plakate oder Übersichten – zum Beispiel Lagebildvorlage, Gelände- und Gebäudepläne kann man beziehungsweise Fordec Methode gut sichtbar aufhängen.
00:02:15: Rollenkarten auf den Tischen aufstellen gegebenfalls unter Beachtung der Sitzordnung sofern vorgegeben.
00:02:23: Drittens Technik und Kommunikation.
00:02:26: Steckdosen öffnen sowie Mehrfachsteckdose oder Kabeltrommeln anschließen, Beamer einschalten, Leinwand herunterfahren, Verbindungskabel bereitlegen und Funktion prüfen.
00:02:38: Kommunikationsmittel zum Beispiel Telefone, Funkgeräte, Konferenzsysteme auf Einsatzfähigkeit prüfern, Videokonferenz oder Telefonkonferenz vorbereiten und Testanruf durchführen.
00:02:51: sicherstellen, dass IT Support verfügbar ist um bei technischen Problemen schnell eingreifen zu können.
00:02:58: Falls erforderlich einheitliche Zeitsynchronisation durchführen zum Beispiel Raumuhren, Laptops Kommunikationssysteme abgleichen.
00:03:08: Viertens Unterlagen und Materialien Notfall- und Krisenhandbuch einschließlich aller erforderlichen Anlagen sichtbar auf den Tisch stellen Arbeitsmappen und oder Klemmbretter an allen Plätzen auslegen.
00:03:22: Schreibmaterialien, zum Beispiel Papier, Stifte, Textmarker bereit legen.
00:03:28: Checklisten und Formulare an alle Plätze auslegen.
00:03:32: Fünftens Beschilderung und Zutritt Tür-und Hinweisschilde anbringen Zum Beispiel Krisenstab – Zutritte nur für autorisierte Personen Zugangskontrolle einrichten Nur autorisierte Personen dürfen den Raum betreten.
00:03:48: Gegebenfalls Empfangs beziehungsweise Sicherheitsdienst informieren und bei Bedarf um Unterstützung bitten.
00:03:55: Sechstens Abschlusskontrolle Kontrolle auf Vollständigkeit, Mobiliar Technik Unterlagen Materialien Zugang und Versorgung Raumtemperatur Beleuchtung und Belüftung.
00:04:09: abschließend prüfen Fenster und Türen nach Abschluss der Vorbereitungen sichern Sicht- und Diskretionsschutz herstellen.
00:04:17: Zum Beispiel Fensterrollos schließen, Türen schließen keine Einsicht von außen und kein unbefugtes Mithören ermöglichen.
00:04:25: Überprüfen ob keine unbefuhrten Personen Zutritt haben Rückmeldung an die Krisenstabsleitung geben dass der Krisenstarbsraum einsatzbereit ist und Nachfragen ob weitere Unterstützung benötigt wird.
00:04:39: Siebtens Empfang und Unterstützung der Krisennstabmitglieder Eintreffende Krisenstabsmitglieder empfangen und bei Bedarf zu ihren Plätzen begleiten.
00:04:50: Bei hybrider Krisenstarbsarbeit, Videokonferenz starten sowie Ton- und Bildqualität prüfen.
00:04:57: Kurze Einweisung für Nachzügler oder zugeschaltete Mitglieder geben zum Beispiel zu Regeln und Kommunikationskanälen.
00:05:05: Nachfragen ob zusätzliche Materialien oder Informationen benötigt werden.
00:05:10: Achtens Versorgung und Betreuung.
00:05:13: Getränke bereitstellen oder organisieren.
00:05:16: Zum Beispiel Wasser, Tee, Kaffee.
00:05:19: Leichte Snacks bereitstellen und organisieren zum Beispiel Obst, Nüsse, Kekse.
00:05:25: Prüfen ob gegebenenfalls eine weitergehende Versorgung erforderlich ist zum Beispiel Catering.
00:05:31: Essenslieferungen Sicher stellen das sanitäre Einrichtungen- und Pausenbereiche zugänglich sind.
00:05:38: Schicht und Pausanplanung vorbereiten zum Beispiel Ablösungen Ruhezeiten.
